22 858-77-10
+48 694 408 470

Optymalizacja procesów


Bardzo ważną cechą procesów jest to, że wiążą ze sobą wszystkie stanowiska, a także różne komórki organizacyjne przedsiębiorstwa zaangażowane w przygotowaniu i dostarczeniu danego produktu lub usługi. Pozwalają prześledzić interakcje pomiędzy różnymi działami w firmie, np. działem sprzedaży a działem obsługi klienta, serwisem a logistyką, marketingiem a produkcją, itp.
Mapowanie procesów

Proces biznesowy to sekwencja powiązanych ze sobą działań, realizowanych w celu wytworzenia produktu lub usługi.

Proces w odróżnieniu od projektu jest powtarzalny. Prawidłowy opis procesu jest warunkiem podstawowym, aby osiągnąć właściwą powtarzalność i oczekiwany poziom jakości wyniku procesu – produktu lub usługi.

Czym jest mapowanie procesów?

Mapy procesów to ich opis w formie ustandaryzowanej, z wykorzystaniem schematów graficznych (diagramów). Ich głównymi zaletami jest: czytelność – łatwość zrozumienia poszczególnych kroków procesu, jednoznaczność stosowanych pojęć oraz stopień szczegółowości odpowiednio dostosowany do potrzeb.
Często używane jest również wymiennie pojęcie modelowania procesów. Ale modelowanie pozwala też na więcej - poza tworzeniem map procesów, dzięki modelowaniu możemy analizować różne scenariusze przebiegu procesu i badać jego zachowanie.

Do czego to jest potrzebne?

  • dla ustandaryzowania, zapewnienia powtarzalności procesu,
  • weryfikacji jakości realizacji procesu,
  • dla ułatwienia szkolenia pracowników,
  • dla wymogów formalnych, czy norm jakościowych – standardów przyjmowanych w korporacji, czy też wymaganych przez strategicznego klienta, partnera, itp.,
  • dla ujednorodnienia kilku analogicznych procesów – np. w przypadku łączenia firm,
  • dla uruchomienia nowego procesu w firmie – wsparcie w planowaniu i modelowanie procesu,
  • dla usprawnienia monitorowania procesów,
  • jako podstawa do optymalizacji procesów,
  • dla właściwego przygotowania do wdrożenia systemów IT wspierających dany proces, czy też jego automatyzacji,
  • jako podstawa do osiągania wyższej dojrzałości zarządzania procesami.

Poziom jakości opisu procesów

Poniżej przedstawiamy różne poziomy jakości opisów procesów, z jakimi spotykamy się w praktyce projektowej. Właściwy opis procesów jest podstawą do ich optymalizacji i efektywnego zarządzania.

    • Brak opisu procesu
      Przebieg procesu jest znany menedżerom i pracownikom (na ogół część procesu), jednakże nie jest opisany i udokumentowany.
    • Opis wyrywkowy
      Istnieją opisy części procesu o różnej jakości i stopniu szczegółowości.
    • Opis nieustandaryzowany
      Istnieją opisy procesu/procesów, jednakże mają charakter nieusystematyzowany, zazwyczaj tekstowy, występują różne sposoby opisu czynności, stanowisk, dokumentów, materiałów, itp., a także różne poziomy szczegółowości opisu dla różnych procesów powiązanych, często także w ramach poszczególnych części jednego procesu.
    • Opis nieaktualny
      Istnieją mapy procesów, jednakże szereg elementów procesu uległo dezaktualizacji (np. zmiana nazw stanowisk, komórek organizacyjnych, dokumentów, parametrów procesu, powiązań między procesami).
      Od momentu powstania opisy nie były regularnie aktualizowane.
    • Opis nieadekwatny do aktualnych potrzeb firmy
      Np. istnieją mapy procesów, jednakże tylko dla części firmy.
      Obecne opisy nie są odpowiednio szczegółowe, czy też nie mają właściwie dobranych miar procesów, w wyniku czego ich monitorowanie, analiza i usprawnianie jest ograniczone.

W mapowaniu i modelowaniu procesów korzystamy z szerokiego spektrum narzędzi. Opracowujemy schematy graficzne oparte o pakiety biurowe (typu Excel, Visio), jak również stosujemy zaawansowane oprogramowanie platform BPM do opisu, modelowania, analiz i zarządzania procesami (tj. ARIS, MEGA). Wybór narzędzi dostosowujemy do indywidualnych potrzeb klienta.