Blog

Dyscyplina finansowa

 

Kontrolujesz wydatki

      Bieżące koszty trzymasz w ryzach

            Dbasz o to, aby Klienci zadowoleni byli z obsługi

                  Sukcesywnie co jakiś czas pozyskujesz nowych Klientów

a mimo to Nie jesteś zadowolony z zysku. Odczuwasz duże zagrożenie związane z funkcjonowaniem firmy. Nie czujesz, że firma jest bezpieczna. Chociaż pilnujesz tego masz poczucie, że potrzeby związane z wydatkami ciągle rosną, bo chcesz aby firma się rozwijała, aby była nowoczesna.  Nie masz jednak pewności zwiększających się dochodów.

Jak to zmienić?

Nie wystarczy, że ustalisz zasadę – zero nowych wydatków.

Nie będzie też dobre dla firmy, gdy zaplanujesz zamrożenie wydatków na najbliższy rok.

Dlaczego?
aby zwiększyć zyskowność firmy trzeba kontrolować wiele obszarów jednocześnie, zarówno:

  1. Koszty
  2. Obroty
  3. Efektywność

Często słyszę stwierdzenie, że najważniejszym jest obniżanie kosztów i tylko to wystarczy do utrzymania firmy w dobrej kondycji.

Absolutnie się z tym Nie zgadzam.

Obniżanie kosztów?

1. Jasne że tak, ale tylko przez pewien czas, jeśli obszar ten Nie jest jeszcze zoptymalizowany.

Wiele firm wydaje istotne budżety ponosząc zupełnie niepotrzebne wydatki, ale także, lub nawet przede wszystkim – na źle wykonywaną pracę. Źle zorganizowaną, na poprawki. Na powtórne realizowanie zadań. Na wykonywanie tego samego przez kilka osób – z powodu braku komunikacji, źle ustawionych lub nieustawionych celów, braku strategii, niezakomunikowanej strategii, itp.

Zatem czy tylko o obniżaniu kosztów mówimy?

Nie. W tym przypadku o obniżaniu kosztów, ale dzięki zwiększeniu efektywności zadań.

Jeśli 2-3 osoby robiły te same rzeczy, a teraz będzie je wykonywać tylko jedna, nie jest odkryciem nadzwyczajnym, że pozostałe 2 osoby swój drogocenny czas poświęcą na zupełnie co innego i w końcu firma będzie cieszyć się efektywnością 3. etatów zamiast jednego.

2. Ale obniżanie samych kosztów w nieskończoność jest niemożliwe, gdyż nie da się bezkosztowo prowadzić biznesu. Nie da się bezkosztowo funkcjonować ani w życiu prywatnym ani w zawodowym.

Dlatego też Dyscyplina finansowa jest tak ważna, aby prowadzić stabilny biznes.

Dotyczy to zarówno korporacji jak i mniejszych przedsiębiorstw. Mechanizmy są takie same, różni je tylko skala.

Jak zatem utrzymać dyscyplinę finansową?

Przewidywalność najbliższych tygodni, miesięcy – bardzo ważna w biznesie, czyli Budżet. Poprawny, dobrze opracowany – pomoże zdziałać cuda.

Widząc dokładne wpływy i planowane wydatki, a Nie „mniej więcej”, można wpływać na stabilny wzrost firmy. Na „mniej więcej” trudno się opierać. Szefowie firmy, właściciele, dyrektorzy działów doskonale znają rząd wielkości obrotów, jednakże bezpieczeństwo firmy winno opierać się na bardziej stabilnym fundamencie, czyli budżecie, którego składowe umożliwią przewidzieć rachunek wyników. Ułatwią wówczas planowanie działań nie tylko wydatków, ale także zobrazują potrzebę zarówno:

A. Pozyskiwania nowych klientów:

  • konkretnych branż
  • w określonym czasie

B. Zwiększania sprzedaży:

  • różnych usług
  • do odpowiednich odbiorców

Budżet to możliwość planowanej i kontrolowanej dywersyfikacji działań. Mając świadomość większych mocy przerobowych na usługi „X” w konkretnym czasie – z wyprzedzeniem można zająć się poszukiwaniem klientów właśnie na nie. Albo wśród obecnych odbiorców zwiększając zasięg świadczonych usług, albo pozyskując zupełnie nowych.

1. Widząc, które produkty/usługi generują najwyższą marżę – można zaplanować uwolnienie mocy przerobowych firmy na te właśnie usługi. 

2. Wiedząc kiedy będą nadwyżki finansowe i jakiego rodzaju – można planować inwestycje.

3. Miesiące, które dadzą minimalne nadwyżki należy zaplanować tak, aby były uwolnione od nieplanowanych wydatków.

4. „Excel prawdę Ci powie” – to koronne zdanie wypowiadane przeze mnie dość często jest bardzo sugestywne: wiedząc jakiej wysokości są zyski, a także z których usług/produktów wygenerowane i w jakim czasie (miesiąc, tydzień), można stabilnie zarządzać firmą. Widząc niepokojące cyfry i wiedząc skąd pochodzą, łatwiej, dużo łatwiej nimi zarządzić.

Nie da się przewidzieć przyszłości w 100%, ale dla bezpieczeństwa biznesu trzeba umieć nią zarządzać. Podejmować dobre decyzje w odpowiednim czasie.

Dobre – czyli przemyślane, przeanalizowane, na podstawie faktów a nie domniemań, aby uniknąć rozczarowania, jakie przedstawia poniższe zdjęcie.

Trzeba określić, które cyfry wystarczą nam na poziomie ogólnym, a które należy analizować bardziej szczegółowo dzięki dobrze zaprojektowanym raportom, obrazującym skąd dane cyfry pochodzą.

Niezbędne więc:

  1. określić cele
  2. określić budżet
  3. analizować
  4. wprowadzać zmiany
  5. monitorować
  6. i tak ciągle.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Nie osobiście –  scedowując obowiązki i odpowiedzialności na podwładnych – zespołowo.

                                                      

Opracowując budżet Klienci mają świadomość tego, jak jest ważny, ale też jak skomplikowany. Często więc zniechęcają się i rezygnują z kontynuacji podjętych wysiłków.

Niepotrzebnie. Warto zbudować zaawansowany model biznesowy łączący wiele danych z systemów komputerowych, aby wiedzieć, a nie domniemywać. Aby przestać błądzić we mgle. Mając klarowny obraz sytuacji nawet mniej korzystne zjawiska można przekuć w sukces dobrym zarządzeniem daną, cyfrą, czynnością – w odpowiednim czasie.

Brak wiedzy – czyli całkowita mgła – to ogromne ryzyko.

Zachęcam więc do opracowania dobrych, szczegółowych budżetów i wnikliwej ich analizy oraz ogromnych wzrostów Państwa firmy.

 

Dlaczego system motywacyjny jest tak ważny?

 

Ponieważ także daje satysfakcję pracownikom. Dobrze opracowany system motywacyjny rozwija, uczy większej odpowiedzialności, decyzyjności i samodzielności. Uczy szerszego myślenia. Aby osiągnąć konkretny cel, trzeba zacząć myśleć bardziej precyzyjnie. Nie tylko żyć z dnia na dzień ale planować, chcąc go zrealizować.

Dzięki planowaniu osiągamy więcej, dużo więcej niż żyjąc z dnia na dzień, niż dając się nieść nurtowi rzeki dnia codziennego.

Zatem system motywacyjny pomaga uzyskać więcej: i pracownikom i firmie.

Dobrze opracowany system motywacyjny motywuje pracowników do osiągania lepszych wyników, do przeskakiwania wyższych poprzeczek, których, co ważne – to pracownicy sami sobie określają wysokość.

Dla każdego człowieka rozwój jest bardzo ważny. A osiąganie kolejnych szczebli w pracy to także rozwój.

I mam na myśli pozytywne, mądre, przemyślane ustawianie poprzeczki na odpowiednim poziomie.

Ważne, aby nie było stagnacji. Jeśli się Nie rozwijamy, to wcale Nie stoimy w miejscu, które wydawałoby się nam wspaniałe, które znamy, uwielbiamy, tylko – niestety – cofamy się. Dlatego nieustający rozwój, podążanie za nowymi trendami, nauka, zdobywanie wiedzy na bieżąco, stale, uczenie się – jest naszym, lub powinno być naszych chlebem powszednim.

Tak jak sportowcy. Aby osiągali coraz lepsze wyniki, ciągle pobijają swoje rekordy, ciągle dążą do zdobycia kolejnych poziomów umiejętności. Ich treningi opracowywane są tak, aby mogli być coraz lepsi. Dlaczego? Bo to, co osiągnęli dzisiaj już im nie wystarcza. Skoro to osiągnęli, to ten poziom już mają, już to osiągnęli, a chcą mieć coraz więcej, zdobyć kolejny, wyższy poziom. Chcą pobić ten rekord i kolejny i kolejne.
Podobnie przecież konstruowane są gry, osiągnąwszy jeden poziom gracz dąży do zdobycia kolejnego, wyższego.

Jak w życiu.

Dlatego jeśli umożliwiamy pracownikom zwiększanie kompetencji, dążenie do doskonałości, do szlifowania swojego warsztatu, umożliwiamy im osiąganie kolejnych stopni wtajemniczenia.

Jeśli więc pracownicy dowiadując się, że firma wprowadza system motywacyjny frustrują się, należy przekonać ich, że będzie on dobry, zarówno dla nich jak i dla firmy (– i słowa należy dotrzymać). Że wprowadza się go w tym celu, aby wszystkie strony osiągały coraz lepsze wyniki. Bo przecież lepsza kondycja firmy to lepsze warunki dla pracowników. A możliwe to jest dzięki efektywnej ich pracy. Więc warto.

Na premiach Nie można oszczędzać. Ale tylko i wyłącznie wtedy, gdy system motywacyjny jest poprawnie opracowany.

Przygotowany na skróty może mocno zaszkodzić całej organizacji.

Warto więc poświęcić czas na dobre opracowanie systemu, jak sama nazwa wskazuje – Motywującego pracowników.

Jak zatem do tego przystąpić?

Zaczynamy od celów strategicznych, które firma ma osiągnąć i w ślad za tym, dopasowujemy konkretne obszary biznesu i ich wkład w realizację zaplanowanych celów.

Każdy obszar biznesu ma inne składowe. Inne cele, inne wymogi. Od pracowników wymagane są różnorodne predyspozycje, gdyż zadania wykonywane są inaczej.

Są obszary, gdzie niezbędna jest precyzja w wykonywanych obowiązkach, drobiazgowość.

Czas nie jest tak ważny, jak detal.

Inne zaś wymagają ogromnego tempa działania. Czas, czas i jeszcze raz czas jest determinantem.

Ta różnorodność w wykonywanych działaniach powinna być uwzględniana przy rekrutowaniu pracowników. Ich doświadczeniu, jak też predyspozycjach i cechach osobowościowych. Niejednokrotnie pracownicy męczą się wykonując jakieś zadania, podczas gdy inne wykonują śpiewająco, wykonując je szybko, dobrze, mając ogromną radość z realizowania tych zadań i osiągając przy tym satysfakcję z wyników.

Często więc niepotrzebnie cierpią, wykonując zadania niezgodne ze swoich predyspozycjami. Wynika to z nieodpowiedniego dobrania zakresu obowiązków, jakie wykonują. Czemu tak się dzieje? Bywa, że ludzie nie są świadomi, w czym są dobrzy, co lubią robić, ale bywa też, że przełożeni nie poświęcają zbyt dużo uwagi aby zaobserwować, w czym ich podwładni są genialni i przemyśleć, w realizacji jaki zadań sprawdziliby się najlepiej. Czasami to zauważają, ale aby w pełni wykorzystać potencjał tkwiący w swoich podwładnych musieliby oddelegować ich do pracy w innym dziale, a będąc zadowolonych z wyników ich pracy, nie chcą pozbywać się wyedukowanego pracownika.

Aby system motywacyjny faktycznie motywował musi zawierać kilka elementów.

1. Przede wszystkim musi być odpowiednio dostosowany (czyli przemyślany i dobrze skalkulowany) do:

  • danego sektora biznesu,
  • firmy,
  • działu,
  • celów,

i zakresu obowiązków.

2. Zmienny – związany

  • i z sezonowością firmy
  • i z wymogami dotyczącymi rozwoju
  • i w związku z realizacją celów określaniem kolejnych, nowych.

3. Przejrzysty – jasny, klarowny, zrozumiały, taki, gdzie pracownicy z łatwością będą mogli dzień po dniu obserwować, jaki mają wpływ na jego realizację, gdzie sami będą siebie dopingować, aby go osiągać w jak najwyższym stopniu

4. Stabilny – czyli częstotliwość zmian poziomu cyfr określona i znana osobom zaangażowanym.


Artykuł jest fragmentem, pochodzącym z książki autorki Marleny Skiba.

Jeśli macie Państwo jakiekolwiek pytania, uwagi, przemyślenia, prosimy o kontakt na adres e-mail: listy.blog@uslugidoradcze.com.pl

Zapisz

Blog – Po godzinach

 

Szanowni Państwo,

Na stronach niniejszego bloga dzielimy się z Państwem wiedzą na interesujące naszych klientów tematy.

W bardzo przystępny sposób, krok po kroku przybliżamy ważną tematykę, która w mniejszym lub większym stopniu towarzyszy każdemu z nas. Potrzebna nam jest w naszym rozwoju, w rozwoju firmy, w której pracujemy, którą zarządzamy, w zarządzaniu podwładnymi. Odpowiadamy więc na szereg pytań, które codziennie zadają nam pracownicy naszych klientów. Dlaczego coś jest ważne? A jak do tego podejść, od czego zacząć, jak się tego nauczyć? Dlaczego, kiedy, po co i jak? Prosimy o cierpliwość, abyśmy mogli sukcesywnie także do Państwa dotrzeć z tymi informacjami. Jeśli Państwo macie jakiekolwiek wątki, które chcielibyście abyśmy skomentowali, przekazali swoje uwagi, informacje, prosimy o kontakt z nami na adres listy.blog@uslugidoradcze.com.pl.

Zobacz również

© 2017 Usługi Doradcze Smart Solutions All rights reserved